日程・会場・人数が決まっていなくても構いません。開催条件とご希望を伺い、内容・費用・担当範囲を確認しながら、企画から当日の運営、その後の確認まで準備を進めます。
1. 開催条件とご希望を伺う
開催を考える時期や地域、参会者の見込み、ご遺族のご意向を伺います。故人の功績や人柄についても、手元にある写真や資料、お話から確認します。
主催する方
覚えている出来事、開きたいと思った理由、触れてほしくない話題をお聞かせください。
アエルノ
伺った内容から開催条件とご希望を整理し、未定の項目と、次に確認することをお伝えします。
2. ご遺族・社内の確認事項を整理する
ご遺族のご意向と、会社として伝えたいこと、招く方の範囲を確かめます。社内の担当者と承認する方、ご遺族への連絡窓口を整理します。
主催する方
ご家族や関係者の窓口、招きたい方、配慮が必要な事情を共有してください。
アエルノ
確認先と内容を整理します。写真・言葉を誰から集め、どこまで紹介してよいかも確認します。
3. 会の内容・費用・担当範囲を確認する
故人の歩みをどう紹介し、どなたへ感謝を伝えるかを踏まえ、会の内容を考えます。人数や会場の条件に合わせ、必要な費用と準備の範囲を確認します。
主催する方
優先したいこと、避けたいこと、予算や時期の条件をお知らせください。
アエルノ
会の内容、規模、時間の案と見積をまとめます。アエルノが担当すること、主催する方にご確認いただくこと、追加手配の条件を整理します。
4. 招待・制作物・進行を準備する
確認した内容に沿って、案内、写真や原稿、花、音楽、飲食、当日の進行を準備します。校正・承認をお願いする方と期限を共有し、一つひとつ確認を重ねます。
主催する方
内容と見積を確認し、招待先情報や写真・原稿の提供、ご自身で行う作業をお願いします。
アエルノ
ご依頼範囲に応じて会場調整、案内や制作、進行表の準備を行い、確認期限と変更条件を共有します。
5. 当日の受付・進行を運営する
受付、会場へのご案内、挨拶や献花、歓談、退場まで、担当者間で進行を共有します。
主催する方
挨拶や参会者への対応など、事前に決めた役割を担っていただきます。
アエルノ
ご依頼いただいた運営を担い、会場や主催側の担当と連携します。変更の判断窓口をまとめ、偲ぶ時間を支えます。
6. 記録・返却・精算を確認する
会で集まった言葉や写真を、誰にどう残すかを考えます。会が終わった後の返却や精算も、準備の段階から確認しておきます。
主催する方
思い出の品や記録の受取先、共有したい相手と範囲をお知らせください。
アエルノ
ご依頼範囲に応じて返却・納品・精算を整理します。記録を外部へ掲載する場合は、別途その範囲を確認します。
日程が近いとき、内容が変わるとき
急ぎの場合は、候補日、会場、案内の状況など、既に決まっていることを先にお知らせください。準備できる範囲を確認します。途中の人数・内容変更は、制作や会場の締切、費用への影響を確かめて進めます。
関連するご案内
決まっていることから、お聞かせください。
場所・人数・時期は未定でも構いません。どなたのための会か、何に迷っているかから伺います。