最初に決めたいのは、会場や花ではなく「誰と、何を分かち合う会にしたいか」です。すべてを一度に決めず、次の順序で整理すると、必要な準備が見えてきます。
目次
1. 開きたい理由を、短い言葉にする
葬儀で会えなかった方にお別れの機会をつくりたい。仲間で思い出を語りたい。社員へ故人の仕事や考えを伝えたい。きれいにまとまった文章にする必要はありません。
ご家族や幹事の中で希望が違うときも、急いで一つにまとめず、それぞれの理由を書き出します。何を大切にしたいかを知る手がかりになります。
2. 主催する人と、招きたい人を考える
ご家族、友人・有志、会社のどなたが主催し、誰が判断の窓口になるかを決めます。招く方は、まず関係ごとに大まかな範囲を整理してください。名簿の完成は後でも構いません。
3. 動かせない条件と、未定の条件を分ける
日程が指定されている、会場だけ予約済み、遠方の方が多いなど、先に動かせない条件を確かめます。未定の条件は、決めたものとして扱わず残します。
日程・場所
候補日、希望する地域、既に予約した会場。
人数・予算
正確な人数ではなく想定範囲、総額の目安と費用を負担する方。
参会者への配慮
移動、段差、着席、食事、遠方からの来場など、分かっている事情。
4. 過ごしたい時間から内容を選ぶ
ゆっくり会話をしたいなら歓談の時間を、故人の歩みを伝えたいなら写真や言葉を。先に入れたい催しを並べると時間が足りなくなることがあるため、会の目的に合う内容を選びます。
5. 担当と締切を分ける
案内、出欠、写真や原稿、会場との調整、当日の受付。それぞれ誰が担い、いつ確認するかを一覧にします。すべてを主催者だけで抱える必要はありません。
相談前に用意するなら、この3点だけ。
「誰のための会か」「既に決まっていること」「一番心配なこと」が分かれば、準備を考え始められます。写真や資料は、手元にあるものからで構いません。
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決まっていることから、お聞かせください。
場所・人数・時期は未定でも構いません。どなたのための会か、何に迷っているかから伺います。
