案内を作る前に、誰を招くか、どこまで知らせるかを決めます。受け取った方が「参加してよいか」「何を用意するか」で迷わない案内を目指します。
目次
1. ご家族と、会を知らせる範囲を確認する
友人や会社が主催する場合も、まずご家族のご意向を確認します。招待する範囲、故人のお名前や写真、会の情報をどこまで外へ知らせてよいかを整理します。
2. 招く方を関係ごとに整理する
家族・親族、友人、仕事仲間、取引先など、関係ごとに候補をまとめます。複数の幹事から同じ方へ重複して連絡しないよう、名簿の担当と更新方法を決めます。
3. 案内に必要な情報をそろえる
招待状、メール、個別の連絡など、相手に合う方法を選びます。どの方法でも、基本の情報はそろえます。
会の案内
故人のお名前、主催者、会の趣旨、日時、受付開始時刻、会場とアクセス。
参加の確認
出欠の回答方法、回答期限、問い合わせ先、同伴者の扱い。
当日のお願い
服装、食事の有無、会費・香典・供花などの方針、必要な持ち物。
公開の範囲
案内の転送可否、SNS掲載、写真撮影や共有についての方針。
4. あいまいな言葉には説明を添える
「平服で」と伝える場合も、参会者が想像する服装は同じとは限りません。会の雰囲気に合う服装を具体的に補います。会費や香典についても、当日になって迷わない表現にします。
5. 出欠と変更を一つの窓口へ
回答先をそろえ、参加人数と食事への配慮など、会場に伝える内容を担当者が把握できるようにします。連絡先は準備に必要な範囲で共有し、誰でも見られる名簿にしないようにします。
6. 会場の締切から、回答期限を考える
料理の人数や席を確定する日を確認し、その前に出欠を集められる日程を考えます。返事がない方、回答後に変更があった方への連絡方法も決めておきます。
関連するご案内
決まっていることから、お聞かせください。
場所・人数・時期は未定でも構いません。どなたのための会か、何に迷っているかから伺います。
